EDI a.k.a Electronic Data Interchange

Definisi

EDI (Electronic Data Interchange) atau bahasa indonesianya Pertukaran data elektronik adalah metode pertukaran dokumen bisnis antar aplikasi komputer - antar perusahaan/instansi secara elektronis dengan menggunakan format standar yang telah disepakati, dimana antara dua pihak yang berhubungan yang memiliki sistem dan aplikasi yang berbeda dihubungkan dengan teknologi.

Sejarah

Pada tahun 1964, seorang manajer penjualan yang bekerja di American Hospital Supply Company (AHSC) menciptakan sebuah sistem untuk menangani masalah inventoris dalam sebuah rumah sakit lokal di Amerika Serikat. Manajer penjualan itu memberikan sejumlah kumpulan kartu berlubang (punched card) kepada rumah sakit lokal tersebut. Setiap buah punched card merepresentasikan tiap pembelian barang dari AHSC, kemudian punched card ini dimasukkan ke dalam sebuah kotak persediaan untuk mengindikasikan kapan barang tertentu harus dipesan lagi. Di waktu yang bersamaan, punched card-punched card itu dikumpulkan dan dimasukkan ke dalam card reader yang disediakan untuk para pelanggan. Data dikirim melalui saluran telepon standar ke sebuah kunci mesin punch (keypunch) di AHSC, dimana set punched card–punched card yang identik diduplikasi. Pemenuhan pesanan kemudian dikerjakan secara biasa. Pertukaran data elektronik ini ternyata meningkatkan keakuratan dan efisiensi dalam pemesanan persediaan-persediaan pada banyak rumah sakit di Amerika Serikat.

Prinsip Teknologi EDI

Prinsip dari teknologi EDI sebenarnya adalah menerjemahkan bahasa aplikasi dari sistim yang sama-sekali berbeda menjadi bahasa yang terstandarisasi, sebagai contoh dalam hal ini UN/EDIFACT yang merupakan singkatan dari United Nation Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport, disini bisa dilihat bahwa bahasa tersebut distandardisasi oleh PBB.

Tujuan utama

Tujuan utama dari pemakaian teknologi EDI, sebenarnya adalah agar teknologi ini dapat membantu para pelaku bisnis mengkomunikasikan dokumennya dengan pihak lain lebih cepat, akurat dan lebih efisien karena sifatnya yang dapat mengeliminir kesalahan yang diakibatkan proses re-entry dan dapat mengurangi pemakaian kertas, komunikasi dan biaya-biaya lain yang timbul pada metode konvensional sehingga diharapkan dapat menekan biaya-biaya yang tidak diperlukan dan diharapkan dapat meningkatkan laba kepada pemakainya. 

Tiga tingkat penggunaan EDI

1) Pemakai tingkat satu : hanya satu atau dua set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang yang terbatas.

2) Pemakai tingkat dua : banyak set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang.

3) Pemakai tingkat tiga : aplikasi komputer disesuaikan dengan standart EDI. Tujuan tingkat satu dan dua adalah mengubah dokument kertas menjadi dokumen elektronik. Tingkat penggunaan ini digambarkan sebagai pendekatan pintu ke pintu, karena hanya mempengaruhi komunikasi data dan bukan aplikasi.

Cara Kerja EDI

Pada dasarnya EDI terdiri dari tiga komponen utama, yakni:

1.Pesan Standar

Pada dasarnya berisikan teks (text) yang memuat informasi dan rule sebagai penterjemah dari satu atau lebih dokumen bisnis. Contoh dari pesan standart adalah Uniform Communication Standar (UCM) yang mendefinisikan lebih kurang 15 tipe dokumen elektronik diantaranya; purchase order, promotion announcement, price change, invoice, dll. Sedangkan rule dalam EDI lazimnya bekerja dalam bentuk kelompok. Sekumpulan rules untuk memformat sebuah dokumen elektronik disebut transaction set.

2.Perangkat Lunak EDI (EDI Converter)

Berfungsi sebagai sebagai penterjemah dari pesan standar EDI ke dalam internal file format perusahaan penerima. Perangkat lunak EDI harus terintegrasi dengan aplikasi bisnis yang dipakai.

3.Komunikasi

Komunikasi dalam EDI tentu sangat berbeda dengan komunikasi yang kita bersifat konvensional. Hal ini disebabkan komunikasi di EDI dilakukan melalui antar mesin (komputer), sehingga diperlukan infrastruktur komunikasi. Bentuk komunikasi infrastruktur yang mula-mula berkembang adalah transaksi berbentuk point-to-point, yakni hubungan langsung dari dua perusahaan yang bertransaksi. Dalam point-to-point di EDI perusahaan yang bertransaksi memerlukan: (1) menggunakan protokol komunikasi yang sama, (2) mempunyai kecepatan.

Componen dasar EDI

• Hub (pihak yang memberikan perintah)

• Spoke (pihak yang menerima perintah)

• Computer (sebagai electronic hardware)

• Electronic software

Software OS-EDI yang digunakan berupa

• Bayan Commerce

• IDX-IDEA

• NextGen-EDI

• RAXINC

Standard EDI yang belaku saat ini adalah:

• SPEC 2000

• ANSI X12 Standard AS dan Canada

• EDIFACT (Standard Eropa)

• IEF

Kelebihan/keutamaan EDI

• Revenue Stream yang baru

• Meningkatkan market (exposure)

• Menurunkan biaya operational (operational cost)

• Memperpendek waktu,automatic

• Mengurangi informasi data yang mengembang

• Meningkatkan supplier management

• Melebarkan jangkawan (global reach)

• Meningkatkan customer loyality (customer service)

• Meningkatkan value chain

Sumber
https://hadianyana.wordpress.com/2009/11/16/edi-electronic-data-interchange/
https://id.wikipedia.org/wiki/Pertukaran_data_elektronik
http://juraeis.blogspot.co.id/2010/10/electronic-data-interchange-edi-dan.html